eSocial passa a ser obrigatório para todas as empresas a partir do dia 1º de julho

Sistema envolve mudança cultural que envolverá áreas além do Departamento Pessoal e dos Recursos Humanos

A partir de domingo, 1º de julho, o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial) será exigido para todas as empresas brasileiras. A determinação inclui também as micro e pequenas empresas e as cadastradas no Microempreendedor Individual (MEI).

Em entrevista exclusiva ao CBIC Mais, o advogado e sócio da RFD Cursos e Treinamentos, especialista nas áreas Trabalhista e Previdenciária, Segurança e Saúde do Trabalho, Rodrigo Dolabela, aborda como o novo processo de envio das informações relativas às obrigações trabalhistas e previdenciárias, de forma unificada ao eSocial, pode alterar a rotina das empresas. Ressalta, no entanto, que o sistema não introduz novas obrigações ao setor empresarial, o que ele muda é a forma de fiscalizar a lei.

Rodrigo Dolabela destaca ainda as vantagens do e-Social para as empresas e para os trabalhadores do setor e as obrigações que as empresas terão que enviar para o governo por meio do sistema. Confira, a entrevista:

CBIC Mais: A partir de julho deste ano, as empresas do setor da construção com faturamento até R$ 78 milhões em 2016 estão obrigadas a enviar informações relativas às obrigações trabalhistas e previdenciárias de forma unificada ao eSocial. Como esse novo processo pode alterar a rotina das empresas? Serão necessários investimentos em equipamentos de informática e treinamento de funcionários? 

Rodrigo Dolabela: O eSocial vai envolver mudança cultural nas empresas. Dentro do eSocial, dez áreas serão envolvidas. Todo mundo está achando que o eSocial só vai envolver o Departamento Pessoal (DP) e o Recursos Humanos (RH), mas além deles vai ter a área fiscal, a contabilidade, o financeiro, o jurídico, a TI, a medicina do trabalho, a segurança do trabalho e também os gestores.

Em relação à necessidade de investimento, equipamento de informática e treinamento, neste momento eu estou pedindo para as grandes e pequenas construtoras investirem em quatro coisas: um bom computador, uma boa internet, um bom software de folha e treinamento para os funcionários, porque eu estou visualizando que tem muita empresa que está dando os três primeiros, mas não está dando treinamento. E o funcionário talvez seja o mais importante, porque ele tem que preencher corretamente o eSocial para não implicar em algum problema de multa.

C.M.:  O eSocial introduz alguma nova obrigação ao setor empresarial que acarretará em mudanças nas práticas desenvolvidas pelas empresas com a entrada em vigor do novo sistema?

R.D.: Não. É bom reforçar que o eSocial não está mudando a lei. O que ele muda é a forma de fiscalizar a lei. A fiscalização será eletrônica. Se ela vai ser eletrônica, a empresa vai ter que trabalhar para cumprir corretamente todas as obrigações. Consequentemente, numa linguagem bem popular, acabou o jeitinho brasileiro. É aplicar a lei ou senão ser autuado.

C.M.: Quais são as vantagens desse sistema para as empresas e para os trabalhadores do setor?

R.D.: Para as empresas, a vantagem, na minha opinião é maior segurança jurídica em termos de saber que está tudo certo dentro da empresa em relação ao cumprimento das legislações. O eSocial vai envolver a lei trabalhista, a lei previdenciária e a parte de segurança e saúde no trabalho.

Para o trabalhador, o governo está prometendo que o eSocial vai ser uma forma de garantir mais os direitos deles. Em qual sentido? Se ele entrar na justiça contra a empresa, o juiz terá acesso ao eSocial e ele vai ter uma senha de acesso onde ele vai poder entrar no site do eSocial e ter acesso ao que a empresa está alimentando de dados referentes a ele.

C.M.: Quais são as obrigações que as empresas terão que enviar para o governo por meio do eSocial?

R.D.: O eSocial é composto de 45 arquivos. Então, são informações de todas as formas que se pode imaginar: admissão, demissão, folha de pagamento, afastamento temporário, ou seja, o eSocial é a digitalização da folha de pagamento e das obrigações trabalhista, previdenciária e da área de segurança. Acabou o papel, agora é tudo online.

C.M.: As empresas terão prazos definidos para inclusão de informações na plataforma do eSocial sobre questões referentes a admissões/demissões, folha de pagamento, jornada de trabalho e alterações de horários e alterações de salário?

R.D.:  Sim e para cada tipo de alteração/arquivo os prazos são diferentes. Tudo bem que 95% dos arquivos do eSocial o prazo é o mesmo, até o dia 7 do mês subsequente, mas um arquivo que me preocupa muito é o arquivo de admissão, que é um arquivo muito grande, com vários campos para serem preenchidos. Para se ter uma ideia, são 204 campos para serem preenchidos e ele tem que ser enviado até um dia antes da admissão.

C.M.: É possível que uma empresa não se adeque ao eSocial?

R.D.:  Não. O eSocial é obrigatório para todas as empresas do País, independentemente do tamanho.  O eSocial vai pegar desde aquela lojinha no centro da cidade, até a igreja católica, os hospitais e, logicamente, todo o setor da construção civil.

Só vai ter um tratamento diferenciado para as micro e pequenas empresas, que o governo está prometendo, que seria um acesso direto no próprio site do eSocial, tipo o eSocial da Doméstica. Mas até agora não foi disponibilizado esse sistema para essas pequenas empresas. Seriam empresas com até sete funcionários.

C.M.: As empresas que descumprirem o envio do de informações por meio do eSocial estarão sujeitas a aplicação de penalidades e multas?

R.D.: Sim, multas por não aplicação da lei e multas por não envio dos arquivos. E, para se ter uma ideia, essas multas podem chegar a quase R$ 200 mil.

C.M.: A adoção do faseamento facilita a adaptação das empresas ao eSocial. Como está definido o cronograma de implantação do eSocial para as empresas que integram esta segunda etapa do sistema?

R.D.: A partir de julho, essas empresas vão ter que mandar os arquivos iniciais. A partir de setembro, os dados dos trabalhadores e seus vínculos com as empresas, que são os eventos não periódicos. A partir de novembro tem que mandar a folha de pagamento, e a partir de janeiro de 2019 serão obrigatórios os arquivos da área de segurança e saúde no trabalho.

C.M.: Como as videoaulas produzidas pela CBIC, em parceria com o Sesi Nacional, podem ajudar as empresas do setor da construção a entenderem a necessidade e a importância de colocarem em prática o uso do sistema e se prepararem para a inclusão de todas as informações no prazo estabelecido?

R.D.: A gente tentou de uma maneira bem didática e prática demonstrar quais as obrigações e os principais arquivos que deverão ser preenchidos nesse faseamento. Agora, o dia a dia é pegar o manual do eSocial e estudar muito, porque o preenchimento campo a campo é bastante complexo. Se preencher errado, o destino é um só: a multa. Então, não pode errar, infelizmente.

Quem trabalha no DP e RH e que no dia a dia vão preencher esses arquivos vão fazer o papel do fiscal, porque já vão entregar ao governo o que ele precisa para autuar ou não a empresa.